Manajemen Sumber Informasi

Manajemen Sumber Informasi

Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh dua pemakai dalam area yang berbeda ingin mengembangkan sistem secara serentak untuk menyiapkan laporan yang sama, atau mereka masing-masing membeli paket software yang sama.

Maka, sebaiknya manajemen puncak dari perusahaan tersebut menetapkan penggunaan komputerisasi dalam organisasinya, yang akan berguna untuk mengetahui pencitptaan sumber informasi dan pengelolaanya. Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi. Jika sebuah perusahaan menerapkan IRM, maka harus ada tiga unsur utama, yaitu:

1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan dan ia diberi titel Chief Information Officer (CIO) atau kepala bagian informasi.

2. CIO turut ambil bagian dengan eksekutif lain dalam menyusunan rencana jangka panjang untuk organisasi.

3. Salah satu rencana jangka panjang tersebut harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal (mikrokomputer), dengan penggunaan komputer remote dari terminal, penggunaan kompurisasi terpusat.

IRM adalah kebijaksanaan yang bersifat formal terhadap manajemen sumber informasi, dan akan menjadikankeadaan yang dinamis dan bahkan kondisi yang lebih baik dalam penggunaan komputer.

Pengenalanan manajemen sumber informasi

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Tipe-tipe dari sumber informasi : Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

Informasi sebagai sumber strategis

• Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.
• Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :

v Informasi yang menerangkan kebutuhan produk

v Informasi yang menerangkan penggunaan produk

v Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Keuntungan kompetitif dicapai apabila :

v Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen

v Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya

v Pentingnya efisiensi operasi internal

IOS (Interorganizational Information System)

v IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan

v IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

CIO (Chief Information Officer)

v Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.

v Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM

v Tugas CIO :

1. Mempelajari bisnis & teknologinya

2. Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen

3. Fokus memperbaiki proses bisnis dasar

4. Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis

5. Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

SPIR ( Strategic Planning for Information Resources)

v Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.

v Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.

v Perencanaan yang digunakan Top Down :
Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.

v Pendekatan-pendekatan Top Down :

1. BSP IBM (Business System Planning)

v Pendekatan studi total

v Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

2. CSF (Critical Success Factor)

v Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan

3. Transformasi susunan strategis

Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.

Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM

Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah :

v Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif.

v Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional.

v Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO

v Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi.

v Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi

v Perencanaan strategis juga mengatur pemakai komputer.

MANAJEMEN SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN

A. Deskripsikan wilayah garapan/pokok-pokok Menajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP)

Suatu organisasi pendidikan akan menjalankan fungsi-fungsi operasi yang harus berjalan dalam organisasi tersebut untuk mencapai tujuan dari penyelenggaraan pendidikan itu sendiri. fungsi-fungsi operasi dalam organisasi pendidikan meliputi fungsi operasi akuntansi/ keuangan, kepegawaian, akademik/Kurikulum, administrasi perkantoran, proses kegitan belajar mengajar, gedung dan ruang, perpustakaan, alumni.

Untuk menjalankan fungsi-fungsi operasi tersebut dibutuhkan manajemen di mana sudah barang tentu fungsi-fungsi manajemennya harus dapat berjalan dengan baik. Fungsi-fungsi manajemen yang harus berjalan dalam menggerakan fungsi operasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan sekurang-kurangnya meliputi fungsi planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting.

Fungsi menajemen memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan tingkat relasional yang kompleks antar fungsi operasi ketika harus menjalankan fungsi operasi tersebut yang di bangun dalam organisasi pendidikan. Ketika fungsi operasi dalam organisasi berjalan sesuai fungsi manajemen, maka akan terjadi lalulintas data dan informasi yang saling terkait dan saling membutuhkan sehingga tingkat kompleksitas relasional antar fungsi tersebut kelihatan sekali. Kompleksitas relasional data dan informasi tersebut meliputi tahap-tahap pengumpulan data, klasifikasi data, pengolahan data supaya berubah bentuk, sifat, dan kegunaan menjadi informasi, interpretasi informasi, penyimpanan informasi, penyampaian informasi atau transmisi kepada pengguna dan penggunaan informasi untuk kepentingan manajemen organisasi.

Tahapan kompleksitas relasional data dan informasi memungkinkan ditempuhnya delapan tahap penting dalam penanganan informasi, yaitu penciptan informasi, pemeliharaan saluran informasi, transmisi informasi, penerimaan informasi, penyimpanan informasi, penelusuran informasi, penggunaan informasi dan penilaian kritis serta umpan balik. Tahap-tahap tersebut menjadi sebuah bentuk manajemen sistem informasi pendidikan.

Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) adalah sistem yang didisain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi pendidikan. Jenis data dan fungsi-fungsi operasi disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.

Dari uraian tersebut di atas dapat disebutkan bahwa wilayah garapan/pokok-pokok Menajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) meliputi ;

1. Sistem informasi Akuntansi/Keuangan,

2. Sistem Informasi Kepegawaian

3. Sistem Informasi Akademik/Kurikulum

4. Student Centered Learning melalui e-Learning

5. Sistem informasi perpustakaan

B. proses penggunaan MSIP dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan

Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) adalah sistem yang didisain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi pendidikan. Maksud dilaksanakannya MSIP adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen ; planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan.

Dengan adanya MSIP organissi pendidikan akan merasakan beberapa manfaat sebagai berikut, pertama, tersedianya sistem pengeloaan data dan informasi pendidikan. Kedua, terintegrasinya data dan informasi pendidikan untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Ketiga, tersedianya data dan informasi pendidikan yang lengkap bagi seluruh stakholders yang berkepentingan dalam bidang pendidikan.

MSIP digunakan oleh penggunanya sebagai alat bantu pengambil keputusan dan oleh pihak lain yang tergabung dalam inter-organizational information system sehingga organisasi pendidikan dapat berinteraksi dengan pihak berkepentingan (stakeholders)

1. Nilai penting MSIP adalah : Sistem Informasi yang berbasis computer (computer-based information systems) memungkinkan pendelegasian kegiatan rutin. Teknologi informasi memungkinkan pengolahan data secara lebih akurat dan andal.
2. Pembuatan keputusan akan ditunjang dengan pilihan alternatif yang lebih objektif dengan data pendukung yang lengkap
3. Monitoring dan evaluasi memerlukan penyerapan informasi secara cepat dan efisien.

Dari uraian di atas, dapat dijelaskan bahwa MSIP sangat berguna dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan.

C. Klasifikasikan kemudian deskripsikan jenis data yang biasa digunakan untuk kepentingan MSIP

Data adalah Semua fakta, petunjuk, indikasi, dan informasi baik dalam bentuk tulisan (karakter), angka (digital, gambar (analog termasuk peta)), media magnetic, dokumen, dan bentuk lain yang didapat dari hasil penyelidikan umum dan eksplorasi.

Informasi adalah Rangkuman data yang telah mengalami proses pengolahan dan atau interpretasi yang disajikan dalam bentuk peta, laporan baik hard copy maupun soft copy

Jenis Data Berdasarkan

1. Sumber : Internal, eksternal

2. Tahapan Kegiatan : Primer, sekunder

3. Sifat : Dasar, Olahan, Interpretasi

4. Bentuk : Fisik, Non fisik/elektronik

5. Kerahasiaan :Terbuka, tertutup

Jenis data yang biasa digunakan untuk kepentingan MSIP :
Data Akuntansi/Keuangan :

1. Data Kepegawaian

2. Data Akademik/Kurikulum

3. Proses KBM melalui pendekatan Student Centered Learning melalui e-Learning

4. Data perpustakaan

1. manajemen data

Fungsi manajemen system informasi dalam konteks manajeman data menyiratkan suatu kumpulan data yang terorganisasi beserta tatacara penggunaannya yang mencakuo lebih jauh dari sekedar penyajian. Keberhasilan manajemen system informasi dalam kontek menajemn data bergantung pada tiga faktor utama yaitu keserasian dan mutu data, pengorganisasian data dan tatacara penggunannnya.

Perkembangan fungsi manajemen system informasi dalam konteks manajeman data dapat dilihat pada tiga hal pokok yaitu cara pengumpulan dan pemasukan data, cara penyimpanan dan pengambilan data serta cara penerapan data.

Pengelolaan data Suatu kegiatan yang dilakukan secara professional dan terpusat, meliputi penyimpanan, penataan, pengolahan dan pemanfaatan

1. Monitoring : Sistem Informasi adalah suatu sistem konseptual yang memungkinkan manajer untuk mengendalikan dan memonitor system fisik perusahaan yang digunakan untuk mentrans-formasikan sumber daya input menjadi sumber daya output.
2. Pengambilan keputusan : Manajemen informasi dalam pengambilan keputusan adalah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) yang tidak ditekankan untuk membuat keputusan, melainkan melengkapi kemampuan untuk mengolah informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan. Dengan kata lain, sistem pendukung keputusan membantu manusia dalam proses membuat keputusan, bukan menggantikan perannya dalam mengambil keputusan.

Manfaat yang dihasilkan dari manajemen informasi SPK :

1. Memperbesar kemampuan pengambil keputusan untuk memproses informasi dan pengetahuan.
2. Memperbesar kemampuan pengambil keputusan dalam menangani permasalahan yang kompleks, berskala besar, dan menggunakan banyak waktu.
3. Memperpendek waktu pengambilan keputusan.
4. Meningkatkan reliabilitas dari hasil keputusan dan outcome.
5. Mendorong pelaksanaan eksplorasi bagi pengambil keputusan.
6. Memberikan pendekatan baru dalam proses berpikir mengenai lingkup permasalahan dan konteks keputusan.
7. Membangkitkan bukti baru dalam mendukung sebuah keputusan atau konfirmasi dari asumsi yang sudah ada.
8. Menghasilkan keunggulan strategis dan kompetitif di dalam persaingan antar organisasi. termasuk kemampuan grafik menyeluruh atas pertanyaan‐ pertanyaan pengandaian.

D. evaluasi dan penilaian

Manajemen informasi dalam konteks evaluasi dan penilaian member manfaat

1. Kegiatan monitoring-evaluasi yang dilakukan secara internal dapat diintegrasikan ke public dengang dukungan manajemen system informasi.
2. Manajemen system informasi akan meningkatkan akuntabilitas program lembaga/ organisasi.
3. Keterlibatan publik melalui dukungan manajemen system informasi akan meningkatkan kinerja program lembaga/organisasi.

E. mengontrol kualitas

Manajemen informasi dalam konteks Kontrol terhadap kualitas memungkinkan untuk melakukan proses pengumpulan dan evaluasi fakta/evidence untuk menentukan apakah suatu sistem informasi telah melindungi aset, menjaga integritas data, dan memungkinkan tujuan organisasi tercapai secara efektif dengan menggunakan sumber daya secara efisien.

F. meningkatkan daya kompetensi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Oleh karena itu sangat jelas bahwa menajeman system informasi akan berdampak kepada peningkatan daya saing komptensi.

G. pengembangan kelembagaan (misalnya sekolah)

Manajemen system informasi yang berkualitas biasanya diukur dalam tiga dimensi berikut :

1. Dimensi waktu : informasi harus ada saat dibutuhkan (timeliness), selalu up to date (currency), disajikan berkali-kali sebanyak dibutuhkan (frequency), dan dapat menyajikan untuk periode sekarang, masa lalu dan masa datang (time perid)
2. Dimensi content : Informasi harus bebas dari kesalahan (accuracy), harus berhubungan dengan kebutuhan penggunanya pada situasi tertentu (relevance), disajikan secara lengkap (completeness), hanya yang dibutuhkan yang disajikan (cincisenee), dapat disajikan untuk lengkungan luas maupun terbatas atau internal/eksternal focus, dapat menunjukan kinerja dengan pengukuran aktivitas yang telah diselesaikan .
3. Dimensi bentuk : informasi harus dapat disajikan dalam bentuk yang mudah dimengerti (clarity), dapat disajikan secara detail atau ringkasan, dapat diatur dalam urutan tertentu, dapat disajikan secara narrative, dapat disajikan dalam media cetak.

Jika Manajemen system informasi dapat memenuhi syarat kualitas tersebut di atas, sudah barang tentu akan dapat mengembangkan kelembagaan.

H. mengefektifkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya

Manajemen system informasi dalam konteks SDM berupaya agar keputusan yang diambil dan aktifitas yang dilaksanakan selalu mengacu kepada mutu SDM yang terukur dan dapat teramati validitasnya berdasarkan perilaku seorang pegawai (SDM) dalam suatu organisasi yang dirancang dalam system informasi manajemen sumber daya manusia.
Aplikasi Manajemen system informasi dalam konteks SDM adalah aplikasi yang ditujukan untuk membantu organisasi/perusahaan mengelola kompetensi sumber daya manusia. Dalam hal ini pengelolaan SDM memiliki ruang lingkup :

1. Organisasi dan uraian jabatan pegawai
2. Pengelolaan standar kompetensi baik kompetensi dalam kaitannya dengan karakter pegawai maupun kinerja yang bersifat skill.
3. Pengelolaan data jabatan, kebutuhan kompetensi jabatan, dan penentuan level kebutuhan kompetensi jabatan
4. Pengelolaan data pegawai dan kompetensi individu
5. Aplikasi gap and match kompetensi
6. Aplikasi system perencanaan karir (rotasi, mutasi, demosi, promosi)
7. Aplikasi system kinerja

I. menyederhanakan birokrasi

Manajemen berbasis teknologi sistem informasi telah menjadi suatu komponen yang tidak terpisahkan dari mekanisme kantor. Penggunaan teknologi system informasi yang tepat dan didukung oleh keahlian personel yang mengoperasikannya dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan kinerja individual yang bersangkutan. Bahkan berbasis teknologi sistem informasi sangat meungkinkan untuk dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan cukup oleh seorang SDM saja. Dengan demikian manajemen berbasis teknologi sistem informasi dapat menyederhanakan birokrasi

J. meningkatkan efisiensi

Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi.

K. membuat perencanaan

Perencanaan adalah proses di mana manajer secara matang dan bijaksana memikirkan dan menetapkan sasaran serta tindakan berdasarkan beberapa metode yang diperlukan untuk mencapainya, dan proses itu sendiri merupakan suatu cara sistematik yang ditetapkan untuk malakukan kegiatan. Dengan merujuk pada definisi di atas, maka manajemen berarti suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Sebuah kebijakan informasi organisasi biasanya memberikan arahan baik bagi para pengelola maupun para pengguna informasi. Bagi para pengelola kebijakan informasi merupakan sebuah kerangka kerja yang berisi prinsip-prinsip organisasi yang berhubungan dengan informasi, penggunaannya dan pengelolaannya. Di antaranya menjamin pengalokasian sumber-sumber informasi penting dalam manajemen informasi. Sedangkan dari perspektif pengguna, kebijakan informasi merupakan sebuah jaminan bahwa organisasi mempunyai komitmen untuk menyediakan informasi yang dibutuhkannya.

Dengan demikian dalam konteks perencanaan sebuah organisasi, manajemen informasi merupakan data base dimana pembuatan perencanaan menjadi lebih mudah, lengkap dan matang serta akurat.

L. umpan balik

Memahami karakteristik dari manajemen system informasi yang cenderung terdiri dari subsistem-subsistem yang sistematis dalam mengelola informasi baik secara prosedural maupun interaksional antar eleman, hal ini memungkinkan terjadinya prosedur analisis umpan balik antar elemen yang mudah, cepat, akurat, efektif dan efisien.

D. “perbedaan manajemen sistem informasi pendidikan konvensiaonal dengan berbasis komputer (modern)” dalam konteks planning, actuating, directing, innovating, staffing, controlling, representing, dan coordinating.

Kebutuhan perusahaan akan informasi meningkat sejalan dengan perkembangan perusahaan. Semakin besar dan kompleks suatu perusahaan, maka semakin besar pula kebutuhan akan informasi. Informasi memang menjadi unsur penentu dalam pengambilan keputusan karena informasi digunakan untuk melakukan planning, actuating, directing, innovating, staffing, controlling, representing, dan coordinating aktivitas perusahaan. Tentunya informasi yang dibutuhkan adalah informasi yang berkualitas.

Informasi dikatakan berkualitas apabila didukung oleh relevansi, yaitu ketepatan dengan penggunaannya, ketepatwaktuan, yaitu informasi mampu disajikan tepat pada saat dibutuhkan, dan akurat, yaitu harus tepat nilainya dan dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya.

Informasi dibutuhkan oleh pihak internal dan eksternal. Kebutuhan mereka akan informasi berbeda tergantung pada tingkatan serta kepentingan masing-masing dalam perusahaan. Informasi (Bodnar, 2000:1) adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sumber informasi adalah data dan data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata (Jogiyanto, 2001:8). Pentingnya akan informasi yang akurat dan tepat waktu dalam pengambilan keputusan menyebabkan perusahaan membutuhkan adanya sistem informasi yang responsif terhadap kebutuhan mereka. Hal inilah yang menjadi latar belakang mengapa banyak perusahaan sekarang ini mengganti sistem informasinya dari system yang manual menjadi sistem yang berbasis teknologi informasi modern (komputer).

Penggunaan teknologi informasi untuk mendukung aktivitas operasional perusahaan bukan merupakan hal yang baru lagi, melainkan kebutuhan utama karena merupakan salah satu strategi bersaing pada era sekarang ini. Penggunaan teknologi informasi dalam bentuk aplikasi system dapat digunakan, baik pada tingkat internal maupun eksternal. Untuk tingkat internal dapat digunakan, baik pada tingkat fungsi operasioal organisasi maupun tingkatan manajemen. Penggunaan pada fungsi operasional organisasi, misalnya pada fungsi akuntansi, keuangan, produksi, pemasaran dan lainnya. Pada tingkatan manajemen, misalnya digunakan pada tingkat manajemen atas, menengah, atau bawah. Perusahaan tidak harus memiliki dan menggunakan semua aplikasi sistem yang ada, tetapi harus memilih aplikasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaaan.

Manajemen Sumber Daya IT

Sistem informasi

Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.

Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

Peran Manager

Menurut Mitzberg, manager memainkan 10 peranan:

• Tiga peranan interpersonal (figurehead, leader, liaison),
• Tiga peranan informational (monitor, diseminator, spokesman),
• Empat peranan pengambilan keputusan (entrepreneur, distrubance handler, resource allocator, dan negotiator).

Peran Managerial CIO

1. Leader: Sebagai pemimpin, CIO bertanggungjawab membimbing, merekrut, melatih, dan memotivasi kader Teknologi Informasi.

2. Spokesman: Peranan ini menyangkut aktivitas yang mempersyaratkan CIO mengembangkan kontak organisasional di luar departemennya ke bagian-bagian lain di dalam organisasi. Dalam hal ini, CIO terlibat dalam kegiatan produksi, distribusi, marketing, dan keuangan.

3. Monitor: CIO harus mengenali lingkungan eksternal agar bisa mengikuti perkembangan teknologi dan lingkungan kompetisi. Dalam berperanan sebagai inovator teknologi perusahaan, CIO mengidentifikasi ide-ide baru dari sumber-sumber di luar organisasi. Untuk itu, CIO memanfaatkan banyak sumber termasuk kontak dengan vendor, relasi profesional, dan jaringan kontak personal.

4. Liaison: CIO harus berkomunikasi dengan lingkungan eksternal termasuk mempertukarkan informasi dengan pemasok TI, konsumen, pembeli, analis pasar, dan media massa.

5. Entrepreneur: CIO mengidentifikasikan kebutuhan bisnis dan mengembangkan solusi yang mengubah situasi bisnis. Tanggungjawab utama CIO adalah menjamin bahwa peluang teknologi yang berkembang dengan cepat benar-benar dipahami, direncanakan, diimplementasikan, dan secara strategik dieksploitasikan di dalam organisasi.

6. Resource allocator: CIO harus menentukan bagaimana mengalokasikan SDM, keuangan, dan sumberdaya informasi.

Peranan CIO

1. Chief architect. CIO sebagai arsitek utama merancang kemungkinan-kemungkinan masa depan bisnis. Tugas pokok arsitek utama adalah merancang dan mengembangkan infrastruktur TI yang adaptif terhadap perubahan bisnis masa depan, bukan mendefinisikan bisnis tertentu.

2. Infrastruktur TI hendaknya tidak hanya menyediakan layanan teknologi untuk masa kini, seperti jaringan komputer, basis data, dan sistem operasi, tetapi juga layanan-layanan bisnis seperti workflow management, portfolio management, penjadwalan, dsb.

3. Change leader. CIO sebagai pemimpin perubahan mengelola sumberdaya untuk mencapai implementasi masa depan yang optimal. Ini menyangkut penyediaan sarana-sarana TI baru, disamping penempatan tim SDM yang mampu merancang ulang peranan, pekerjaan, dan aliran kerja. CIO harus mampu mengubah persepsi karyawan tentang perusahaan dan teknologi informasi serta harus mampu merancang sistem insentif untuk membawa karyawan ke perilaku yang baru dan berbeda.

4. Product developer. CIO sebagai pengembang produk membantu mendefinisikan posisi perusahan dalam ekonomi digital yang terus berkembang. Misalnya pengembang produk mungkin melihat potensi pelaksanaan proses bisnis kunci (misalnya order fulfillment, supply chain management, customer relationship management) melalui jalur elektronik seperti Internet. Pengembang produk harus “menjual” ide ini ke mitra bisnis dan bersama-sama mereka dapat melakukan eksperimen dan mengevaluasi kelayakannya. Apakah metoda baru ini diadopsi atau tidak, perusahaan akan belajar dari eksperimen dan menjadi semakin dekat dengan kesuksesan komersial di pasar digital yang semakin berkembang.

5. Technology provocateur. CIO sebagai provokator teknologi mengintegrasikan TI di dalam strategi bisnis sehingga keberadaan TI tidak harus terlihat tetapi terasakan. Provokator teknologi kaya akan pengalaman dalam disiplin sistem informasi, sehingga ia memahami kapabilitas TI dan bagaimana TI berdampak pada bisnis.

6. Coach. CIO sebagai pelatih artinya CIO harus mampu menjadi “guru” agar segenap karyawan memperoleh sekelompok ketrampilan yang diperlukan untuk menyongsong masa depan. Pelatih mempunyai 2(dua) tanggungjawab pokok : melatih karyawan tentang bagaimana belajar agar mereka mampu memperoleh pengetahuan sendiri (self-sufficient), dan memfasilitasi pimpinan tim dengan staff yang mampu mengerjakan tugas-tugas yang berkaitan dengan TI. Pelatih adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang solid di bidang TI, tetapi tidak harus yang terbaik di bidang itu.

7. Chief operating strategist. CIO sebagai manajer strategi operasi “menemukan” (invent) masa depan bersama-sama dengan managemen senior (Peter Drucker:”do not predict the future, invent it!” - jangan meramalkan masa depan, jadilah pemeran masa depan).

Daftar Pustaka :

http://www.setyaputra.org/2007/09/26/sistem-informasi-manajemen-sekolah/
hanckey.pbworks.com/f/Sistem+Informasi+untuk+Pendidikan+(a).ppt
http://visiquantum.blogspot.com
http://justmaksum.wordpress.com/2008/01/28/sistem-informasi-manajemen-pendidikan-indonesia/

http://ipoen.blogspot.com/2008/09/manajemen-sumber-informasi.html

http://yudianto01.wordpress.com/2010/01/02/pengenalanan-manajemen-sumber-informasi/

http://blogger.moratmarit.com/2010/04/manajemen-sumber-daya-it.html

MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

Tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah :

1. Persiapan

Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.

2. Definisi

Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.

3. Solusi

Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

q PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

· Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.

· Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

· Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

· Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

· Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.

· Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

· Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala

1. Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

STRUKTUR MASALAH

1. Masalah terstruktur terdiri elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.

2. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.

3. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

PENDEKATAN SISTEM

| Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey yang mengidentifikasi 3 seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:

1. Mengenali kontroversi

2. Menimbang klaim alternatif

3. Membentuk penilaian

| Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1. Usaha persiapan

3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.

a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b) Mengenal sistem lingkungan

c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2. Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman masalah)

a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

3. Usaha pemecahan

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

¨ Merasakan masalah (problem solving styles)

Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif & menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

¨ Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)

Manajer dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi atau sikap thd total volume informasi yg tersedia :

ü Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

ü Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

¨ Menggunakan informasi (information-using styles)

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN).

A. Pemecahan masalah

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

B. Pendekatan system

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.

1. Mengenali kontroversi

2. Menimbang klaim alternative

3. Membentuk penilaian

Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:

1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

C. Upaya persiapan

1) Memendang perusahaan sebagai suatu sistem. Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.

2) Mengenal sistem lingkungan. Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.

3) Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan

4) Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.

D. Upaya definisi

upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).

Upaya definisi mencakup dua langkah:

1. 1. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.

1. 2. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.

Elemen satu = mengevaluasi standar. Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.

• Standar harus sah

• Standar harus realistis

• Standar harus dimengerti

• Standar harus terukur

Ø Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar. Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.
Elemen tiga = mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.

Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi. Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.

Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input. Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.

Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi. Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.

Ø Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output. Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.

E. Upaya pemecahan

1. 1. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.

1. 2. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.

1. 3. Memilih solusi terbaik. Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.

1. 4. Menerapkan solusi. Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.

1. 5. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif. Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

F. Menelaah pendekatan system.

Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.

G. Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah

Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :

i. Penghindar masalah (problem avoider). Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.

ii. Pemecah masalah (problem solver). Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.

iii. Pencari masalah (problem seeker). manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi. Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka

• Gaya teratur (preceptive style). Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.

• Gaya menerima (receptive style). Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi.

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :

Gaya sistematis (systematic style). Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan..

Gaya intuitif (intuitive style). Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas. Sumber dari buku. Raymon mcleod Judul : sistem informasi manajemen Edisi tujuh jilid dua.

Pengertian Perencanaan dan Pengawasan

1. PERENCANAAN.

Menurut G.R.Terry unsur manajemen ada 4: POAC. Perencanaan pengawasan merupakan unsur manajemen. Perencanaan adalah : Keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, kapan dilakukan dan siapa yang akan melakuakan. Unsur administrasi ada 7 yaitu:

1. Organisasi adalah : Kumpulan orang yang saling kerjasama dan mempunyai tujuan yang sama.
2. Manajemen adalah : Pengaturan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Keuangan.
4. Kepimpinan adalah :Kemampuan seseorang untuk mengerakkan orang lain untuk berkerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
5. Humas.
6. Perbekalan.
7. Tata usaha.

Organisasi terbagi atas 2:

1. Statis.
2. Dinamis.

Ada suatu target yang akan dicapai yaitu program. Didalam suatu perencanaana ada 5 w dan 1h yaitu:- What, where, who, when. why. 3 kegiatan yang dilakuakn didalam perencanaan yaitu:

• Kegiatan pokok apa yang akan dilakuakn secara langsung dikerjakan pada pencapaian tujuan yang akan dicapai.
• Kegiatan yang menunjang aktivitas yang mendukung tujuan teersebut.
• Kegiatan Veterial : kegiatan yang tidak menunjang tetapi tidak sering dihindarkan yaitu: ppl dan pkl.

-What :

• Apa yang akan dilakuakan atau dikerjakan.
• Dana sumber yang didapat.
• Dana apa yang akan dihubungkan.
• Sdm.
• Sarana dan prasarana agar tercapai.

-Where:

• Dimana kita melakukan kegiatan.
• Berpegang kepada aspekbilitas ( kemampuan untuk menyelesaiakan diri ).
• Tersedianya tenaga kerja yang memenuhi berbagai persyaratan guna menjamin kelancaran tugas.

-When:

• Kapan kita melakukan tugas.
• Kemampuan untuk mengelola waktu.
• Memilih waktu yang tepat untuk mengisi waktu yang luang.

-Who :

• Menganalisis kebutuhan tenaga kerja baik kuantitatif maupun kwlalitatif.
• Pola pembinaan karier.
• Kebijaksanaan didalam pengolahan dan pengajian.
• Metode dan teknik tentang pengadaan tenaga kerja yang akan dilaksanakan.

-Why:

• Rencana itu harus mempermudah suatu pekerjaan sehingga mudah dilaksanakan.
• Rencana itu harus mempunyai rincian yang cermat.

Perencanan bukan merupakn suatu tindakan melainkan suatu proses. Suatu proses yang masih mempuyai suatu tindakan –tindakan untuk menuju suatu tujuan. Tidak dibatasi atas startegi yang akan dilakukan sebelum diambil suatu keputusan karena bisa saja terjadi perubahan. Contoh: GBHN. Kebijakasanan untuk mencapai tujuan. Ada 2 komponen dalam perencanaan :

1. Perencanan pesimis. Perencanaan yang tidak dapat dilaksanakn.
2. Perencanan optimis. Terlaksana.

Definisi dan unsur-unsur perencanaan:

• Garth N.Jone. perencanaan adalah : Suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada tindakn yang paling baik untuk pencapaian tugas.
• M.Farland. perencanan adalah : Suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubag dari pada wewenangnya.

Bagian atau unsur –unsur dari perencanaan:

• Hasil akhir (The ends). Spesifikasi dari tujuan atau sasaran yang akan dicapai dan bilamana kit akan mencapai.
• Alat-alat yaitu : Pemilihan dari kebijaksaan,startegi, prosedur, dan prakteknya.
• Sumber yaitu: Meliputi kwantitas mendapatakn dan mengalokasiakn bermacam macam sumber antara lain tenaga kerja keuangan.
• Pelakasanan.
• Pengawasan.

Didalam perencanan ada beberapa tipe:

• Rencana-rencana strategi plans yaitu: perencanan yang dirancang untuk mrmenuhi tujuan organisasi yang mengimplemasikan misi yang memberikan alasan yang khas pada orang.
• Perencanan operasional yaitu: perencanan yang menguraiakan secara lebih terperinci bagaimana rencana startegi akan tercapai.

Langkah-langkah dalam penyusunan perencanaan:

• Menentukan misi dan tujuan. Perumusan misi dipengaruhi oleh nilai-nilai.
• Pengembangan profil perusahan dan biasanyan mencerminkan keadaan internal dan kemampaun seseorang atau perusahan.
• Analisa lingkungan external.Mengidentifikasi cara-cara dalam hal perubahan internal, politik, ekonomi, sosbud, dan teknologi secara tidak langsung mempengaruhi organisasi. Identifikasi dan analisis lingkungan ekternal dapat dilakuakn dengan berbagai metode permalaan

Proses perencanan stategi formal:

1. 1. Pemahaman dan perumusan masalah. Untuk mempermudah manager untuk mengidenfikasi maka pertama kali :

• Adakan dulu uji coba secara sistematis hubungan sebab akibat.
• Carilah penyimpangan dan perubahan dari yang normal.
• Konsultasi atau tanya jawab pada perusahan .

1. 2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan.

Pertama sekali manager harus mengumpulkan data apa yang diperlukan untuk memutuskan keputusan apa yang tepat untuk mendapatkan informasi yang tepat.

• Pengembangan alternatif.

Kecendrungan untuk menerima alternatif keputusan yang pertma kali flexible sering mengidarkan pencapaian yang terbaik untuk masalah lainya. Pengembangan sejumalh alternatif memungkinkan manager menolak kecendrungan utuk membuat keputusanyang efektif.

• Evaluasi alternatif.

Utuk menilai efektifitas ada 2 kriteria :

1. Apakah alternatif realistik bila dihubungkan dengan tujuan dan sdm organisasi seberapa baik alternatif akan membantu pemecahan masalah.
2. Apakah alternatif yang diberikan sudah merupakan alternatif terbaik.

Rencana – rencana operasioanal ada 2 Yaitu:

1. Rencana tunggal (Single use plan)

Ialah : Menentukan langkah kegiatan yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat dan selesai apa bila sasaran sudah tercapai (hanya satu kali pakai)

Tipe – tipe rencana tunggal ada 3 yaitu:

a) Program yaitu : Serangkaian kegiatan yang mencakup luas yang dapat lihat didalamnya seperti langkah –langkah pokok untuk mencapai tujuan. Satuan program organisasi yang bertanggungjawab terhadap kegiatan urutan waktu dan untuk setiap tahap.

b) Proyek adalah: Rencana yang sekali pakai yang merupakan bagian terpisah dari program. Proyek merupakan alat dari proyek yang efektif yang mempunyai ruang lingup terbatas.

c) Anggaran adalah: Laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan –kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu..

1. Rencana – rencana tetap.

Yaitu:Pendekatan –pendekatan yang standart untuk penangaan situasi –situasi yang dapat dppikirkan dan terjadi secara berulang-ulang.Wujud dari rencana tetap adalah:

• Kebijaksanan adalah: Pedoman untuk mengambil keputusan. Kebijakasanan batas dari penganbilan keputusan membuat keputusan apa yang diambil oleh seorang manajer.
• Prosedur adalah: Proses untuk diketahui apa yang akan dilakukan dengan demikian langkah –langkah itu menjadi suatu yang rutin dan tugas dari pada adm yang bertujuan untuk menyerderhanakan supaya tidak berbelit-belit.
• Aturan atau rulls adalah: Pernyataan atau ketetentuan bahwa suatu kegiatan tertentu tidak boleh dilakukan dalam melaksanakan aturan para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan aturan tersendiri.

Kebaiakan rencana-rancana dari startegi:

• Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan organisasi.
• Membantu para manajer dlam pengambilan keputusan.
• Meminumkan kesalan karena sasaran dan tujuan dengan cepat dan tepat.

Kelemahan dari rencana Stategi:

• Memerlukan investasi waktu yang cukup lama dan biaya serta orang yang cukup besar.
• Cendrung membatasi organisasi hanya terdapat pilihan yang paling rasioanaldan bebas resiko.

Hambatan-hambatan dalam pembuatan rencana –rencana yang efektif:

• Kurangnya pengetahuan dalam berorganisasi.
• Kurangnya peb\getahuan lingkungan.
• Ketidakmampuan terhadap peramalan efektif.
• Kesulitan dari biaya.
• Takut gagal.
• Pengunaan dari SDM.

2.PENGAWASAN

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002)

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Pengawasan adalah: Proses pengamatan dari berbagai organisasi bahwa semua kegiatan yang dicapai dengan rencan selanjutnya. Sasaran pengawasan itu adalah untuk menunjukan kelemahan dan kesalahan dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah aga tidak terulang kembali.Dalam pengawasan pendekatan tidak hanya dilakuakan secara taknik dan mekanistik tetapi digabungkan dengan pendekatan kepribadian dan pendekatan keprilakuan agar terjadi proses pengawasan yang mendapatkan hasi sesuai dengan harapan setiap organisasi.Ada beberapa hak yang bersipat fundamental supay pengawasan sesuai dengan rencana yaitu:

• Berorientasi kepada Efisensi.
• Berorientasi kepada Efektifitas.
• Berorientasi kepada Produktifitas.
• Pengawasan dilakukan pada saat kegiatan berlangsung.
• Pengawasan dilakukan karena sikap manusia yang tidak terlepas dari kesalahan.
• Pengawasan dilakukan sesuai dengan proses dasar pengawasan yang harus diketahui dan ditaati.

Jenis-jenis pengawasan.

• Pengawasan dari dalam adalah: Pengawasan yang dilakuakan oleh aparat atau unit dari organisasi itu sendiri yang dibertundak atas nama pimpinan atau organisasi.
• Pengawasan dari ektern adalah: Pengawasan yang dilakukan oleh organisasi yang dibentuk dari luar organisasi dan bertindak untuk organisasi itu sendiri atau pimpinan dan biasanya permintaan oleh perusahaan.
• Pengawasan prepentif adalah: Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan atau dikerjakan yang bertujuan untuk mencegah kesalan yang terjadi.
• Pengawasan represif adalah: Pengawasan yang dilakuakan pad saat kegiatan itu sudah berlangsung yang bertujuan untuk menjamin kelangsungan pekrejaan.

Beberapa kegiatan sistem dalam pelaksanan Represif.

1.Sistem Komperatif.

• Mempelajari laporan kemajuan dari pelaksanan pekerjaan dan dibandingkan jadwal rencana pelaksanaan.
• Membandingkan laporan –laporan hasil pelaksanan pekerjaan dengan rencana yang telah diputuskan sebelumnya.
• Adakah analisa terhadap perbedaan tersebut factor yang mempengaruhi.
• Buatlah penilaian.
• Buatlah keputusan terhadap usulan perbaikakannya maupun penyermpurnaan.

2.Sistem Preivikatif:

• -Tentukan ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.
• -Buatlah pemerikasaan secara priodik.
• -Pelajari laporan perkembangan dari hasil pelaksanaan.
• -Mengadakan penilaian.
• -Putuskan tindakan untuk membuat suatu keputusan.

3.Sistem Insepktif adalah: Mengecek kebenaran dari suatu laporan yang dibuat dari pihak petugas pelaksanaan.

4.Sistem Investikatif adalah: Sistem yang dilakuakan dengan menitiberatkan terhadap penyelidikan atau penelitian yang lebih dalam terhadap masalah yang bersifat negatif dan mengambil keputusan.