Sistem informasi akuntansi dan MYOB

Sistem Informasi Akuntansi

(SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

• SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar
• Menangani data rinci
• Berfokus historis
• Menyediakan informasi pemecahan minimal

Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 subsistem:

• Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.
• Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
• Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Berbagai transaksi non keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi biasa, diproses oleh Sistem Informasi Manajemen. Adapun perbedaan keduanya adalah :

• SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan
• SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:

• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

2 komponen Sistem Informasi Akuntansi antara lain :

• Spesialis Informasi
• Akuntan

Contoh Sistem Informasi Akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan:

• Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
• Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

• Pentingnya komunikasi antar departemen yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
• Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi 2, yaitu :

• Informasi Akuntansi keuangan, berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
• Informasi Akuntansi Manajemen, berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Software SIA meliputi : MYOB

Dewasa ini banyak ditawarkan Software Manajemen untuk perusahaan skala kecil menengah yang menawarkan bermacam fitur yang bertujuan untuk memantau kinerja perusahaan.

Fitur antara produk yang satu dan produk yang lainnya terkadang hampir sama. Demikian banyaknya merek produk yang ditawakan di pasar sehingga terkadang justru membingungkan calon pengguna.

Salah satu yang bisa kita gunakan dalam pengelolaan bisnis dengan mempergunakan produk software MYOB.

Beberapa produk release terakhir yang dijual untuk wilayah Asia yang dapat digunakan untuk pengguna di Indonesia antara adalah:

1. Business Basic
2. Accounting versi 17
3. Premier versi 11
4. Retail Manager versi 7

Point 1,2 dan 3 merupakan software MYOB untuk pengelolaan administrasi backend, sedangkan point 4 digunakan untuk pengelolaan front end retail seperti toko, supermarket dan sejenisnya.

Sebelum memutuskan untuk membeli produk ini, pahami kebutuhan Anda terlebih dahulu, apakah transaksi berkaitan dengan mata uang asing, digunakan pada saat yang bersamaan, memerlukan pengelolaan item persediaan, dsb. Dengan demikian diharapkan investasi pembelian software yang Anda keluarkan tidaklah sia-sia.

Secara singkat, Modul yang dimiliki MYOB adalah sebagai berikut :

• Account, digunakan untuk pengelolaan account-account perusahaan baik account rugi/laba maupun account neraca, pencatatan journal umum transaksi, dan pengelolaan budget perusahaan. .
• Banking, digunakan untuk mencatat pengeluaran dan penerimaan uang perusahaan yang tidak terkait dengan kegiatan pembelian dan penjualan.
• Sales, digunakan untuk memaintain transaksi yang berkaitan dengan penjualan yang dilakukan perusahaan.
• Time Billing, digunakan untuk mengelola kegiatan penjualan yang berkaitan dengan waktu.
• Pembelian, digunakan untuk memaintain transaksi yang berkaitan dengan pembelian yang dilakukan perusahaan.
• Modul persediaan digunakan untuk mengelola informasi mengenai item persediaan seperti jenis barang, informasi pembeliannya, informasi penjualannya, informasi asal barang, informasi lainnya yang berkaitan dengan persediaan, serta untuk mengelola perpindahan persediaan dari lokasi yang satu ke lokasi yang lainnya.
• Card File, digunakan untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan perusahaan seperti Supplier, Vendor, Karyawan maupun personal.

Keuntunggan menggunakan MYOB :

1. Kemudahan penggunaannya, artinya pengguna dapat mempergunakannya walaupun yang bersangkutan tidak memiliki latar belakang pembukuan sama sekali.
2. Accounting Power, sehingga pengelolaan informasi dengan menggunakan software ini cukup dapat diandalkan.
3. Feature Job dan Category yang dapat digunakan untuk pengelolaan proyek serta
4. Departmentalisasi.
5. Proses instalasi dan maintenance yang murah.
6. Tenaga kerja yang paham MYOB cukup banyak.
7. Dapat digunakan untuk memantau 3 tahun periode pembukuan
8. Nilai investasi yang relatif murah.
9. Jangka waktu implementasi yang relatif cepat.

Adapun kelemahan MYOB antara lain :

1. Database MYOB merupakan database yang dikunci, pengguna tidak dapat melakukan modifikasi laporan, modifikasi field, sehingga customization apabila diperlukan relatif sulit.
2. MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada fitur perpajakan didalamnya.
3. Tidak ada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul
4. untuk mengelola assets yang dimiliki maka tidak dapat dipenuhi.
5. Kelemahan Multi Warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit dikelola di dalam MYOB.
6. Tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB.