PENDAHULUAN
Sistem informasi keuangan mekanis telah digunakan dalam bisnis selama seratus tahun atau lebih. Mesin kartu berlubang, yang menjadi satu-satunya alternatif bagi perusahaan besar sebelum adanya komputer, digunakan terutama dalam fungsi keuangan. Hal yang sama terjadi pada mesin Bookkeping Keydriven.
Apabila mesin ini terbatas untuk digunakan dalam pemrosesan data accounting, dan hanya sedikit penggunaan yang ditujukkan untuk memenuhi kebutuhan informasi manajer, bahkan untuk manajer keuangan. Ketika komputer muncul, ia diterapkan dengan cara yang sama.Tidak sampai pada pertengahan tahun 1960-an, sistem informasi keuangan dikembangkan dan ia tidak hanya digunakan untuk menangani tugas accounting dasar.
Kita telah mengetahui bahwa fungsi keuangan berkaitan dengan arus keuangan dalam perusahaan, pada mulanya harus diperoleh uang untuk mendukung manufaktur, pemasaran dan aktivitas yang lain kemudian pendanaan tersebut harus dikontrol bahwa ia digunakan secara efektif.
Semua manajer dalam perusahaan bertanggung jawab dalam keuangan. Mereka diberi anggaran biaya operasi seminim mungkin dan diharapkan untuk menjaga pengeluaran biaya melampaui batasan anggaran tersebut. Informasi yang menjelaskan arus uang baik yang dianggarkan maupun yang sebenarnya memungkinkan manajer untuk melakukan tanggung jawab keuangannya. Informasi ini diberikan oleh sistem informasi keuangan.
Sistem informasi keuangan mempunyai 3 tugas pokok : (1) Mengidentifikasi kebutuhan uang yang akan datang, (2) Membantu perolehan dana tersebut, (3) Mengontrol penggunaannya.
SISTEM INFORMASI KEUANGAN
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.
Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global. Peran yang dapat diberikan oleh aplikasi teknologi informasi ini adalah mendapatkan informasi untuk kehidupan pribadi seperti informasi tentang kesehatan, hobi, rekreasi, dan rohani. Kemudian untuk profesi seperti sains, teknologi, perdagangan, berita bisnis, dan asosiasi profesi.
Sarana kerjasama antara pribadi atau kelompok yang satu dengan pribadi atau kelompok yang lainnya tanpa mengenal batas jarak dan waktu, negara, ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor lainnya yang dapat menghambat bertukar pikiran. Perkembangan Teknologi Informasi memacu suatu cara baru dalam kehidupan, dari kehidupan dimulai sampai dengan berakhir, kehidupan seperti ini dikenal dengan e-life, artinya kehidupan ini sudah dipengaruhi oleh berbagai kebutuhan secara elektronik. Saat ini sedang semarak dengan berbagai huruf yang dimulai dengan awalan e seperti e-commerce, e-government, e-education, e-library, e-journal, e-medicine, e-laboratory, e-biodiversiiy.
Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan. Informasi yang diberikan disajikan dalam bentuk laporan khusus, laporan periodik, hasil dari simulasi matematika, saran dari sistem pakar, dan komunikasi elektronik. Peran Sistem Informasi Dalam Bidang Keuangan saat sangat penting bagi para pelaku ekonomi, khususnya di kota-kota besar yang tidak lagi menggunakan uang tunai dalam transaksi pembayarannya, tetapi telah memanfaatkan layanan perbankan modern.
Layanan perbankan modern yang hanya ada di kota-kota besar ini dapat dimaklumi karena pertumbuhan ekonomi saat ini yang masih terpusat di kota-kota besar saja, yang menyebabkan perputaran uang juga terpusat di kota-kota besar. Sehingga sektor perbankan pun agak lamban dalam ekspansinya ke daerah – daerah. Hal ini sedikit banyak disebabkan oleh kondisi infrastruktur saat ini selain aspek geografis Indonesia yang unik dan luas.
Untuk menunjang keberhasilan operasional sebuah lembaga keuangan/perbankan seperti bank, sudah pasti diperlukan sistem informasi yang handal yang dapat diakses dengan mudah oleh nasabahnya, yang pada akhirnya akan bergantung pada teknologi informasi online, sebagai contoh, seorang nasabah dapat menarik uang dimanapun dia berada selama masih ada layanan ATM dari bank tersebut, atau seorang nasabah dapat mengecek saldo dan mentransfer uang tersebut ke rekening yang lain hanya dalam hitungan menit saja, semua transaksi dapat dilakukan.
Pengembangan teknologi dan infrastruktur telematika di Indonesia akan sangat membantu pengembangan industri di sektor keuangan ini, seperti perluasan cakupan usaha dengan membuka cabang-cabang di daerah, serta pertukaran informasi antara sesama perusahaan asuransi, broker, industri perbankan, serta lembaga pembiayaan lainnya. Institusi perbankan dan keuangan telah dipengaruhi dengan kuat oleh pengembangan produk dalam teknologi informasi, bahkan mereka tidak dapat beroperasi lagi tanpa adanya teknologi informasi tersebut.
Sektor ini memerlukan pengembangan produk dalam teknologi informasi untuk memberikan jasa – jasa mereka kepada pelanggan mereka. Selanjutnya teknologi informasi mulai digunakan dan diterapkan untuk membantu operasional dalam proses bisnis secara lebih luas berdasarkan fungsi dan tugas bagian/departemen secara kelompok (island computerized) misalkan aplikasi registrasi yang meliputi pendaftaran pasien, pemberian nomor rekam medik, dan billing sistem, Atau aplikasi keuangan dan akuntansi yang terdiri dari aplikasi piutang, hutang, inventory, cash dan bank, dan buku besar. Perusahaan sudah mau menginvestasikan dalam menyediakan perangkat keras dan lunak untuk mengelola data (LAN), menghasilkan laporan, dan menyebarkan informasi secara lebih akurat dan menyeluruh.
Dari level top management proses pengolahan data menjadi informasi dan akhirnya menjadi pengetahuan (knowledge) digunakan sebagai proses untuk mengambil keputusan sehingga keputusan yang di ambil terstruktur dan terarah ( Executive Information System). Pada era ekonomi informasi seperti sekarang ini akan mengubah cara orang bekerja, baik dalam bidang jasa, bidang perdagangan, bidang kesehatan, maupun dunia pendidikan. Hal itu ditandai dengan semakin mudahnya orang mendapatkan informasi melalui pelayanan informasiyang semakin cepat disajikan.
Kecepatan menyajikan informasi yang tepat dan akurat menjadi alat bantu bagi manajemen dalam membuat keputusan dan meningkatkan kinerja perusahaan. Tantangan paling berat adalah kesiapan tiap perusahaan untuk menyiapkan rencana dan strategi untuk menghadapi persaingan yang lebih global. Peran sistem informasi keuangan terpadu dalam perusahaan sangat penting untuk mengetahui informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan. Laporan keuangan bermanfaat bagi sejumlah pemakai (manajemen, kreditur, pemerintah, pemegang saham) sebagai dasar pengambilan keputusan.
Fungsi Sistem Informasi Keuangan
Adapun arahan untuk menunjukan fungsi-fungsi Sistem Informasi keuangan dengan pengertian yang telah dijelaskan sebelumnya, maka wujud Sistem Informasi keuangan secara administrasi tertera pada bentuk-bentuk formulir, buku – buku dan catatan – catatan akuntansi serta laporan – laporan yang disajikan.
Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah :
- Untuk menetukan hasil dari pada pelaksanaan oprasi perusahaan, meliputi :
1.1 Adanya pemisah keterangan jumlah barang dan uang dari catatan – catatan perusahaan.
1.2 Membuat laporan untuk pemimpin.
- Untuk dapat mengikuti jalanya harta dan hutang perusahaan. Di dalam fungsi ini meliputi pemeliharaan terhadap bermacam – macam buku dan rekening seperti kas, rekening – rekening milik dan lain-lain.
- Untuk mempermudah perencanaan kegiatan-kegiatan perusahaan, tindak lanjut dari pada pelaksanaan dan perbaikan dari rencana-rencana.
Tujuan Sistem Informasi Keuangan
Pada dasarnya penyusunan Sistem Informasi Keuangan suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang harus dipertimbangkan baik-baik, yaitu :
- Sistem Informasi Keuangan yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa Standar Akuntansi Keuangan harus mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan.
- Sistem Informasi keuangan yang disusun itu harus mempunyai prinsip aman yang berarti bahwa Sistem Inforamasi keuangan harus membantu menjaga harta milik perusahaan, untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka Sistem Informasi Akuntansi keuangan harus disusun dengn pertimbangan pengawasan – pengawasan intern.
- Sistem Informasi keuangan yang disusun harus mempunyai prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan Sistem Informasi keuangan ini harus dapat ditekankan sehingga relatif tidak mahal
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen
- Manajemen dipandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan menggunakan keahlian orang lain.
- Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari sub – sub sistem yang saling berhubungan satu sama yang lainnya secar harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam prosees pengeambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya.
- Informasi berkualitas pada intinya harus relevan, akurat, tepat pada waktunya dan lengkap.
MODEL SISTEM INFORMASI KEUANGAN
Kita menggunakan istilah sistem informasi keuangan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam maupun diluar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan. Informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari sistem pakar.
Seperti sistem informasi fungsional lainnya, sistem informasi keuangan berisi subsistem input dan output. Dua dari subsistem input, sistem informasi akuntansi dan suatu subsistem yang dikhususkan untuk mengumpulkan inteligen, juga terdapat pada sistem fungsional lainnya. Subsistem input ketiga, audit internal, teridiri dari auditor yang menganalisis sistem konseptual perusahaan untuk memastikan bahwa data-data keuangan diproses dengan tepat.
Tiga subsistem output mempengaruhi arus uang perusahaan. Subsistem peramalan (forecasting) memproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi. Subsistem manajemen dana mengelola arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Subsistem pengendalian memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua jenis sumber daya yang tersedia.
PERANGKAT LUNAK SIAP PAKAI
Lebih banyak perangkat lunak apliaksi siap pakai (prewritten application software yang dikembangkan untuk area keuangan daripada untuk area lain. Perangkat lunak ini sebagian besar merupakan paket pengolahan data seperti gaji, persediaan dan piutang.
Sistem perangkat lunak siap pakai ini memungkinkan perusahaan kecil mencapai pengendalian keuangan yang baik tanpa melakukan investasi dalam staf jasa informasi yang bisa juga digunakan secara luas pada perusahaan besar, sifatnya yang memudahkan pemakai menjadi pendorong utama end-user computing.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Data akuntansi menyediakan catatn mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi, menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan berapa banyak uang yang terlibat. Data ini juga dapat dianalisis dalam berbagai cara untuk memenuhi sebagian kebutuhan informasi manajemen.
SIA merupakan satu-satunya komponen input yang terdapat pada seluruh sistem informasi fungsional. Bahkan secara lebih mendasar SIA merupakan dasar yang diatasnya dibangun semua subsistem informasi berorientasi CBIS. Jika perusahaan tidak mempunyai SIA yang baik, perusahaan tidak dapat berharap untuk memiliki SIM, DSS, dan sistem pakar yang baik.
SUBSISTEM INPUT
Ada tiga subsistem input, yaitu : Subsistem pemrosesan data, Subsistem audit internal, dan Subsistem intelegensi keuangan.
Subsistem pemrosesan datamengumpulkan data internal dan lingkungan, kita mengetahui bagaimana terminal pengumpulan data dibidang manufaktur mengumpulkan data internal. Data lain diperoleh dari dokumen sumber dan dimasukkan ke dalam database dengan meggunakan terminal atau mikros dalam jaringan yang ditempatkan di seluruh perusahaan.
Subsistem pemrosesan data juga mengumpulkan data lingkungan sebagai hasil transaksi bisnis dengan perusahaan lain, kita telah mengetahui bagaimana sistem entri pemesanan dan account receivable mengumpulkan data dan bagaimana sistem pembelian, sistem penerimaan, dan account data payable mengumpulkan data pemasok.
Data Internal berfungsi sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang berhubungan dengan segala aspek operasi perusahaan. Data lingkungan memberikan dasar untuk pemecahan masalah yang berkaitan dengan pelanggan dan pemasok perusahaan. Sebagai contoh dalam menggunakan model matematis untuk mensimulasi pengaruh dari keputusan mengenai inventarisasi, manajer akan memasukkan skenario yang sebagian didasarkan pada data accounting historis yang menjelaskan pesanan pelanggan dan lead time pemasok.
Subsistem audit internal sama dengan subsistem penelitian pemasaran dan subsistem teknink industri, yakni bahwa mereka ini dirancang untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan. Auditor internal adalah pekerja dalam perusahaan, yang biasanya terlibat dalam pekerjaan perancangan dan evaluasi sistem informasi konseptual seluruh perusahaan, dan ia biasanya memberikan laporan kepada CEO atau eksekutif puncak yang lain.
Subsistem inteligensi keuangan mengumpulkan data dari masyarakat keuangan, yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengamanan, dan sebagainya. Subsistem ini memonitor denyut nadi ekonomi nasional dan memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analis keuangan mengenai trend yang dapat mempengaruhi kondisi perusahaan. Dalam beberapa tahun yang lalu, lingkungan yang dimonitor subsistem ini telah meluas dari lingkup nasional menjadi internasional. Saling ketergantungan antara ekonomi Amerika Serikat dan negara lain menyebabkan pemonitoran tersebut harus berskala internasional.
SUBSISTEM OUTPUT
Sistem informasi keuangan mencakup tiga subsistem output, yaitu subsistem peramalan, subsistem manajemen dana, dan subsistem pengontrolan.
Subsistem peramalan memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk jangka waktu sampai sepuluh tahun atau lebih. Aktivitas tahun yang akan datang terutama dipengaruhi oleh permintaan pasar dan hambatan internal, seperti besarnya sales force, kapasitas produksi, dan keuangan yang ada. Bila jangka waktu peramalan tersebut diperpanjang, maka pengaruh lingkungan meningkat. Perubahan kebutuhan konsumen harus diantisipasi, seperti halnya mengantisipasi iklim ekonomi. Model peramalan telah dikembangkan, yang meliputi data internal dan lingkungan. Data ini akan memberikan dasar bagi perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. Model ini berfungsi sebagai alat DSS untuk memecahkan masalah yang menjadi kurang terstruktur karena adanya perpanjangan jangka waktu perencanaan.
Subsistem manajemen dana menggunakan royeksi aktivitas perusahaan untuk menentukan arus uang masuk dan keluar perusahaan. Manajer dapat mensimulasi beberapa strategi yang dirancang untuk mencapai keseimbangan yang terbaik mengenai arus masuk dan arus keluar selama jangka waktu yang akan datang, misalnya tahun yang akan datang. Arus yang seimbang mengurangi kebutuhan yang tidak penting mengenai modal operasi pinjaman yang tidak diperlukan dan meningkatkan perolehan kembali dana surplus yang diinvestasikan. Model cash flow dapat dibuat dengan menggunakan bahasa prosedur, bahasa pemodelan, dan bahasa generasi keempat atau menggunakan spreadsheet elektronik. Ini juga merupakan bidang yang cocol untuk penerapan expert sistem.
Penggunaan dana yang ada dikontrol oleh subsistem pengontrolan. Subsistem ini terutama terdiri atas program yang menggunakan data yang dikumpulkan oleh subsistem pemrosesan data, guna untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana uang tesebut digunakan. Laporan tersebut biasanya membandingkan penampilan keuangan yang sebenarnya dengan anggaran. Sementara bisnis menjadi lebih kompetitif dan biaya operasi meningkat, maka dibutuhkan penampilan anggaran yang baik. Subsistem pengontrolan memungkinkan manajer untuk menelusuri aktivitas pengontrolan biaya.
Ada lebih banyak software aplikasi tertulis untuk bidang keuangan yang telah dikembangkan daripada untuk bidang lain. Software tersebut kebanyakan berupa paket pemrosesan data, seperti payroll (penggajian), inventarisasi dan account receivable. Manajer dan analis keuangan bisa juga menggunakan spreadsheet elektronik. Baris spreadsheet sangat cocok untuk menampilkan data keuangan, seperti penjualan dan uang yang diperoleh dari penjualan barang, dan kolomnya dapat menampilkan jangka waktu, seperti bulan, kwartal, atau tahun.
Sistem software tertulis ini memungkinkan perusahaan kecil untuk mencapai pengontrolan keuangan yang baik tanpa mempekerjakan staf pelayanan informasi yang banyak. Sistem ini juga banyak yang digunakan dalam perusahaan besar, disini kemudahan penggunaannya sangat mendorong terjadinya end-user computing.
Sistem informasi keuangan memberikan informasi dalam tiga bentuk utama, yaitu laporan berkala, laporan khusus, dan hasil simulasi matematis. Yang penting dari fasilitas output ini adalah bahwa ia digunakan oleh perorangan dan organisasi diluar maupun di dalam perusahaan. Pemegang saham perusahaanm anggota masyarakat keuangan, pemerintah, dan pemasok membutuhkan jenis informasi yang menjelaskan kondisi keuangan perusahaan yang berbeda-beda. Juga, sebagian besar informasi keuangan ditujukan kepada kelompok dan oraganisasi yag belum pernah, dan belum akan diasosiasikan dengan perusahaan secara langsung, yaitu analis keamanan, pendidik, dan investor yang potensional.
SUBSISTEM PEMROSESAN DATA
Kita telah membahas sistem pemrosesan, dan kita telah mengetahui kemampuan sistem pemrosesan data tersebut dalam memberikan input kepada sistem informasi eksekutif, pemasaran, dan manufaktur. Pada bab ini, kita menganggapnya bahwa ia juga mempunyai peranan yang sama terhadap sistem informasi keuangan, subsistem pemrosesan data adalah satu-satunya subsistem yang nampak dalam semua sistem informasi. Sistem pemrosesan data merupakan pondasi untuk membangun semua subsistem CBIS yang berorientasi informasi (SIM, DSS, dan Expert system).
DASAR PEMROSESAN DATA
Kita telah mengetahui sejumlah dasar pemrosesan data, dan kita tidak akan mengulangi pembahasannya disini. Namun untuk maksud melanjutkan pembahasan tersebut, kita akan meninjau kembali secara singkat.
Sinonim dengan accounting. Dalam pandangan kita, sistem pemrosesan data adalah sama dengan sistem accounting.
Tujuan pemrosesan data. Tujuan pemrosesan data adalah untuk menghasilkan dan memeilhara record perusahaan yang up-to-date.
Aplikasi yang dibutuhkan. Perusahaan tidak memutuskan apakah mengimplementasikan sistem pemrosesan data atau tidak, sistem tersebut dikehendaki oleh elemen dalam lingkungan, khususnya pemegang saham, masyarakat keuangan, dan pemerintah.
Tugas Pokok. Pemrosesan data mempunyai empat tugas pokok, yaitu pengumpulan data, pengubahan data, penyimpanan data, dan pembuatan dokumen.
Sifat Pemrosesan Data. Pemrosesan data menjalankan tugas yang penting, secara relatif mengikuti prosedur standart, memberikan data yang lengkapm utamanya mempunyai fokus historis, dan memberikan informasi pemecahan masalah minimal.
Subsistem Pemrosesan Data. Subsistem dari sistem distribusi, menampilkan contoh yang tepat mengenai bagaimana subsistem utama dipadukan melalui arus data. Subsistem penggajian melengkapi delapan subsistem dari sistem distribusi untuk membentuk inti pemrosesan data bagi berbagai jenis organisasi.
DATA ACCOUNTING
Data accounting memberikan record mengenai segala kepentingan moneter yang terjadi di perusahaan. Sebuah record dibuat dari sebuah tansaksi, yang menjelaskan fakta yang penting yaitu apa yang telah terjadi, kapan kejadiannya, siapa yang terlibat. Data ini dapat dianalisis dengan berbagai cara, yang nantinya digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi manajemen. Kita telah mengetahui bagaimana manajer pemasaran dapat menerima laporan analisis penjualan, bagaimana manajer manufaktur dapat menerima laporan analisis penjualan, bagaimana manajer manufaktur dapat menerima laporan jam lembur, dan bagaimana manajer keuangan dapat menerima laporan account receivable yang semuanya dibuat dari data accounting.
SISTEM BIAYA
Sebagian besar data accounting digunakan secara internal di dalam departemen accounting oleh sistem biaya. Sistem biaya, seperti arti dari namanya, menentukan biaya operasi perusahaan. Ketika kita mempelajari subsistem harga dari sistem informasi pemasaran, kita mengetahui bahwa ada banyak perusahaan yang mengikuti atau menganut strategi harga berdasarkan biaya. Perusahaan tersebut mengidentifikasi biaya yang diperlukan untuk produk dan kemudian menambahkan harga tertentu. Maka, biaya akan akurat bila strategi tersebut dapat efektif.
Manajer keuangan harus mengevaluasi sistem biayanya setiap tahun dan membuat perubahan terhadapnya agar ia tetap akurat. Dengan pemeliharaan tahunan ini, sistem biaya akan dapat dipakai sepuluh tahun, dan sesudahnya perlu dirancang kembali.
Sistem biaya bertanggung jawab atas fungsi keuangan, namun ia juga mempengaruhi bidang fungsional yang lain. Penampilan fungsi manufaktur biasanya didasarkan pada pembiayaan produksi, inilah kenapa kita menyertakan subsistem biaya dalam sistem informasi manufaktur. Penamilan fungsi pemasaran juga tergantung pada sistem biaya, jika produk terlalu tinggi harganya, maka ia tidak akan terjual. Yang paling penting, penampilan perusahaan sangat tergantung pada sistem biaya. “Bisnis yang tidak mengetahui berapa biaya produknya, ia tidak akan bisa menjalankan bisnisnya dengan lama”.
SUBSISTEM AUDIT INTERNAL
Perusahaan berbagai ukuran mengandalkan organisasi luar yang disebut auditor eksternal untuk melakukan audit terhadap record accounting dengan tujuan untuk memverifikasi keakuratannya. Audit eksternal dilakukan oleh perusahaan accounting, seperti Arthur Andersen dan Price Waterhouse. Laporan pemegang saham tahunan berisi Statement to the Stockholders yang telah dilakukan oleh audit.
Perusahaan besar memiliki staf audit internal-nya sendiri, yang menjalankan analisis yang sama seperti auditor eksternal, namun mempunyai tanggung jawab yang lebih besar. Kita memasukkan auditing internal sebagai subsistem input dari sistem informasi keuangan, karena ia mempunyai kemampuan untuk mengukur dan mempengaruhi secara independen terhadap operasi perusahaan dari sudut pandang keuangan.
Di beberapa perusahaan, departemen auditing internal hanya terdiri atas satu pekerjam mungkin certified public accountant (akuntan publik resmi) – CPA atau certified internal auditor (auditor internal resmi) –CIA. Pada perusahaan yang besar, departemen ini bisa terdiri atas beberapa auditor internal ditambah personel pendukung, seperti sekretaris. Sebagai contoh, AT&T mempunyai sekita 300 auditor internal.
JENIS AKTIVITAS AUDITING
Ada empat jenis pokok dari aktivitas auditing internal, yaitu keuangan, operasional persetujuan, dan disain sistem pengontrolan. Seorang auditor internal dapat melakukan semua aktivitas tersebut.
Auditing Keuangan. Audit keuangan melakukan verifikasi terhadap keakuratan record perusahaan dan merupakan jenis aktivitas yang dilakukan oleh auditor eksternal. Auditor internal juga melakukan audit keuangan khusus terpisah dari apa yang dilakukan oleh auditor eksternal, atau dapat bekerja sama dengan auditor eksternal.
Auditing Operasional. Auditing operasional tidak dilakukan untuk memverifikasi keakuratan record, namun memvalidasi (mensyahkan) efektivitas prosedur. Sistem yang dipelajari hampir semuanya bersifa konseptual, bukannya fisik, dan mungkin melibatkan atau tidak melibatkan penggunaan komputer. Auditor yang bekerja dengan sistem yang berdasarkan komputer biasanya disebut auditor EDP. Namun, istilah yang akhir-akhir ini banyak digunakan adalah auditor sistem informasi.
Ketika auditor internal meneliti sistem informasi yang telah ada, ia memberikan penilaian terhadap tiga fasilitas dasar, yaitu kecukupan pengontrolan, efisiensi, dan pemenuhan atas kebijaksanaan perusahaan. Ketika spesialis informasi mengembangkan sistem baru, auditor internal harus mengetahui kegunaan fasilitas baru ini.
Auditing Persetujuan. Audit persetujuan adalah sama dengan audit operasional, kecuali bahwa audit persetujuan bersifat keluar. Sebagai contoh, auditor internal bisa secara random menentukan pekerja dan secara perorangan para pekerja ini diberi cek pembayaran, dan bukannya menggunakan pengiriman. Hal ini bisa memastikan bahwa nama pada sistem penggajian menggambarkan pekerja yang sebenarnya dan bukan hanya entri fiktif yang dibuat oleh supervisor yang tak bertanggung jawab, yang hanya ingin mendapat bagian dari pembayaran tersebut.
Disain Sistem Pengontrolan Internal. Dalam auditing operasional dan pesetujuan, auditor internal mempelajari sistem yang telah ada. Namun tak alasan kenapa auditor harus menunggu sampai suatu sistem diimplementasikan, sehinga ia tak dapat memberikan masukan terhadap pemasangan sistem itu. Salah satu alasannya adalah akan lebih terlalu mahal untuk mengoreksi kesalahan sistem pada waktu sistem itu telah diimplementasikam dari pada melakukan koreksi kepadanya selama waktu perancangan. Alasan yang lebih penting lagi adalah adanya kenyataan bahwa auditor internal dapat menyumbangkan keahliannya untuk meningkatkan kualitas sistem tersebut.
Pentingnya Obyektivitas. Seperti halnya auditor eksternal unsur yang berbeda dari pekerja lainnya harus dimiliki oleh auditor internal adalah obyektivitas. Evaluasi dan saran yang diberikan adalah untuk mengoreksi sistem orang lain, tidak pernah untuk sistemnya sendiri. Oleh karena itu, hal ini akan menjadi sangat gawat bila situasi untuk mengoreksi sistemnya sendiri telah terjadi.
Agar audit internal selalu dapat menjaga keobyektivitasannya, ia tidak disertakan untuk bertanggung jawab atas sistem yang telah ia bantu dalam pengembangannya. Ia hanya bekerja dalam kapasitasnya sebagai pemberi saran. Ia membuat rekomendasi atau saran kepada manajemen dan membuat keputusan manajemen mengenai apakah mengimplementasikan rekomendasi tersebut baik atau tidak. Dalam hal ini, auditor internal melakukan pekerjaannya persis sama dengan analis sistem.
AUDITOR INTERNAL SEBAGAI ANGGOTA DARI TIM CBIS
Tingkat kontribusi yang diberikan auditor internal kepada CBIS tergantung pada dua faktor.
Yang pertama, auditor internal harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Ini meliputi pemahaman komputer dan informasi, selain kemampuan auditing standart yang dimilikinya. Mungkin kebalikan dari apa yang diperkirakan, bahwa auditor internal tidak selalu harus dari lulusan perguruan tinggi jurusan accounting, namun mereka yang bekerja di auditing bisa dari berbagai macam disiplin ilmu. Kondisi ini, dan dengan adanya kenyataan bahwa sistem bisnis bersifat sangat kompleks, menyebabkan auditor internal harus setidaknya menjalani training sekitar 4 tahun. Semuanya dimaksudkan agar auditor internal, seperti halnya spesialis informasi, dapat memberikan kontribusi yang beragam terhadap proyek sistem berdasarkam disiplin ilmunya dan berdasarkan pengalamannya.
Mungkin tingkat kontribusi auditor ini bisa dipengaruhi oleh sikap manajemen puncak. Jika manajemen melihat auditor hanya sebagai anjing pengawas yang misi utamanya mendeteksi kelemahan terhadap sistem yang telah diinstal, maka kontribusinya akan sedikit. Sebaliknya, bila manajemen melihatnya secara positif, yaitu bahwa ia dapat memberikan masukkan atau pengaruh kepada seluruh siklus hidup CBIS, maka tingkat kontribusinya tinggi.
SUBSISTEM INTELIGENSI KEUANGAN
Karena fungsi keuangan mengontrol arus uang di seluruh perusahaan, maka dibutuhkan informasi untuk memperlancar arus ini. Subsistem inteligensi keuangan berusaha untuk mengidentifikasi sumber modal tambahan dan mencari investasi dana surplus yang terbaik. Agar dapat melakukan tugas ini, subsistem inteligensi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham dan masyarakat keuangan, seperti halnya fungsi yang lain, subsistem ini juga mengumpulkan data dan informasi pemerintah. Sebagian besar informasi yang mempengaruhi arus uang berasal dari pemerintah federal dan, beberapa diantaranya diperoleh dari pemerintah negara bagian dan pemerintah daerah.
INFORMASI PEMEGANG SAHAM
Semua korporasi, kecuali yang kecil, mempunyai departemen hubungan pemegang saham. Ia biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dan pemegang sahamnya. Kebanyakan arus informasi dari perusahaan ke pemegang saham berbentuk laporan tahunan dan laporan kwartal. Baik pemegang saham maupun calon pemegang saham menggunakan informasi ini untuk menilai atau mempertimbangkan peluang investasi yang ditawarkan perusahaan tersebut.
Pemegang saham juga menggunakan departemen hubungan pemegang saham sebagai saluran untuk menyampaikan keluhan, saram, dan informasi lain kepada perusahaan. Juga, sekali dalam setahun, pemegang saham mempunyai kesempatan untuk mengikuti meeting pemegang saham. Walaupun sebagian besar komunikasi dilakukan oleh perusahaan pada meeting ini, namun pemegang saham diberi kesempatan untuk mengemukakan pandangannya secara terbuka yang ditujukan kepada eksekutif korporasi.
INFORMASI MASYARAKAT KEUANGAN
Aktivitas inteligensi perusahaan yang berkembang paling baik adalah aktivitas yang menyangkut masyarakat keuangan. Manajer dan staf pada fugsi keuangan menerapkan sistem ini jauh sebelum era komputer. Di sini ia mengumpulkan informasi yang menjelaskan lingkungan keuangan.
Ada dua sebab mengenai telah dibangunnya arus informasi ini. Pertama, sebagian besar informasi bersifat formal, yaitu berada dalam bentuk bahan tercetak dan database yang berisi informasi ekonomi dan lingkungan. Kedua, manajemen puncak mengetahui pentingnya lingkungan ekonomi dalam mempengaruhi perusahaan dan manajemen ini ingin tetap menggunakannya.
PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP ARUS UANG
Lingkungan mempunyai pengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap arus uang dalam perusahaan.
Contoh yang tepat mengenai pengaruh tak langsung ini adalah bagaimana pemerintah federal menggunakan Federal Reserve System untuk mempercepat dan memperlambat arus uang. Jika Fed (pemerintah federal) ingin mempercepat arus, maka ia memberlakukan uang ketat.
Cara masyarakat keuangan bank,asosiasi tabungan dan pinjaman, perusahaan, peminjaman hipotek, dan perusahaan asuransi merespon pemberlakuan undang-undang pemerintah federal ini merupakan pengaruh langsung. Masyarakat keuangan meresponnya dengan cara menaikkan atau menurunkan suku bunga. Perusahaan akan merasakan pengaruh langsung ini ketika ia meminjam uang atau menginvestasikan dana surplusnya.
CONTOH JASA DATABASE KEUANGAN
Sejumlah besar database informasi keuangan tersedia bagi perusahaan melalui cara berlangganan. Dengan membayar biaya langganan, perusahaan dapat mengakses pusat database dari penyedia jasa atau menerima database yang diperbarui dalam bentuk CD-ROM secara berkala.
Salah satu jasa tersebut adalah Datastream Informartion Service. Perusahaan yang berlangsung memberikan pada Datastream profil keuangan yang merinci jenis informasi yang diinginkan. Profil ini memungkinkan perusahaan untuk memperoleh akses ke database Datastream melalui internet. Database Datastream berisi data neraca perusahaan-perusahaan A.S, Kanada dan internasional, informasi ekuitas historis dan saat ini, informasi obligasi, dan data ekonomi rinci. Database tersebut menyediakan data neraca, keuangan dan rasio lebih dari 6.000 perusahaan publik A.S., 300 perusahaan Kanada dan beberapa perusahaan di Asia dan Eropa.
Datastream adalah jasa berlangganan, tetapi intelijen keuangan serupa dapat diperoleh dari internet tanpa membayar biaya khusus. Tiga jasa tersebut adalah Dun&Bradstreet, Barron’s dan Bloomberg.
Dalam beberapa tahun terakhir ketersediaan informasi keuangan berbasis komputer seperti yang disediakan oleh jasa berlangganan dan penyedia jasa internet telah meningkatkan kemampuan subsistem intelijen keuangan untuk terus mengikuti perkembangan terakhir lingkungan keuangan perusahaan.
METODE PERAMALAN
Ada berbagai macam tekhnik peramalan yang dapat digunakan untuk melihat masa depan. Perusahaan biasanya akan menggunakan kombinasi dari beberapa tekhnik, dengan mencari prediksi masa depan yang paling baik.
Sebagian besar teknik tersebut bersifat normal dan sangat tergantung pada pengetahuan, pertimbangan, dan intuisi manajer. Teknik yang lain menggunakan metode kuantitatif. Metode kuantitatif telah lama digunakan untuk peramalan sebelum ia diterapkan untuk bidang lain dalam operasi perusahaan.
Dalam menentukan kontribusi yang dapat dilakukan peramalan pada perusahaan, anda harus mengingat tiga fakta dasar dalam pikiran :
· Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu.
Dasar terbaik untuk memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan adalah dengan melihat masa lalu. Semua jenis peramalan mengikuti pendekatan ini. Inilah alasannya mengapa data akuntansi sangat penting dalam peramalan, data akuntansi memberikan dasar historis
· Semua peramalan terdiri dari keputusan semitertsruktur
Keputusan peramalan merupakan contoh yang baik dari jenis keputusan semi terstruktur yang didukung oleh DSS. Keputusan tersebut didasarkan oleh beberapa variabel yang dapat diukur dengan mudah dan beberapa yang tidak dapat diatur.
· Tidak ada teknik peramalan yang sempurna
Paket peramalan mainframe yang paling canggih sealipun tidak dapat diharapkan untuk memperkirakan masa depan dengan akurasi 100%
Karena manajer menyadari fakta-fakta ini, mereka menerapkan banyak penelitian dalam menggunakan peramalan sebagai dasar perencanaan masa depan.
PERAMALAN JANGKA PENDEK DAN JANGKA PANJANG
Peramalan jangka pendek dilakukan oleh area-area fungsional. Fungsi pemasaran memproyeksikan penjualan untuk masa depan yang singkat, katakan satu sampai tiga tahun didepan. Semua area fungsional menggunakan ramalan penjualan sebagai dasar untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkannya untuk mendukung tingkat kegiatan yang diproyeksikan. Misalnya, ramalan penjualan merupakan dasar bagi proyeksi MRP yang dibuat oleh bagian manufaktur.
Peramalan jangka panjang biasanya dilakukan oleh suatu area selain pemasaran, oleh fungsi finansial atau suatu kelompok khusus yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan. Beberapa perusahaan besar memiliki kelompok perencanaan strategis yang melapor pada tingkat eksekutif.
METODE NON-KUANTITATIF
Pendekatan non-kuantitatif tidak melibatkan penghitungan data. Manajer melakukan penalaran, seperti, “Kami menjual dua ribu unit pada tahun lalu dan kami harus bisa meningkatkan penjualan tersebut. Maka, saya pikir kami akan menjual dua ribu lima ratus pada tahun yang akan datang.” Ramalan seperti ini hanya mempunyai sedikit dasar atau bahkan tidak sama sekali, atau ramalan tersebut dapat dihasilkan dari pengalaman penglihatan bisnis yang telah bertahun-tahun. Banyak manajer yang dapat melakukan pendekatan non-kuantitatif ini dengan sangat baik.
Beberapa perusahaan telah meneteapkan sistem formal yang mencakup metode kuantitatif. Ada dua metode, yaitu konsensus panel dan delphi.
v Teknik konsensus panel terdiri atas kelompok ahli yang secara terbuka membahas faktor yang berhubungan dengan masa depan dan melakukan sebuah proyeksi yang didasarkan pada input kombinasi.
v Metode delphi melibatkan sekelompok ahli yang tidak bertemu secara perorangan, namun mereka memberikan respon kepada serangkaian kuesioner yang dibuat oleh seorang koordinator. Setiap putaran kuesioner menggabungkan input dari putaran sebelumnya. Dengan demikian, sedikit demi sedikit isinya tersaring terus.
Metode non-kuantitatif dapat digunakan bersama dengan output dari sistem kuantitatif. Sebagai contoh, para eksekutif dapat membahas output dari peramalan yang berdasarkan komputer dalam setting konsensus panel.
METODE KUANTITATIF
Bagian keputusan terstruktur dapat ditangani dengan metode kuantitatif yang berjangkauan dari yang paling sederhana sampai yang sangat kompleks. Salah satu teknik yang tetap populer selama dua puluh lima tahun atau lebih adalah regresi. Ia melibatkan hubungan aktivitas yang menjadi ramalan, seperti penjualan, dengan beberpa aktivitas lainnya, sperti jumlah tenaga penjual.
Ada tujuh point yang digambarkan pada grafik tersebut. Mereka ini menggambarkan hubungan antara dua variabel selama periode sebelumnya, katakan tujuh tahun yang lalu. Sebagai contoh, dalam satu tahun diperkirakan dua puluh tenaga penjual, dan penjualannya sekitar 2300 unit (garis putus-putus). Terlihat dari gambarannya tersebut bahwa hubungan positif berada diantara dua variabel tersebut yaitu lebih banyak tenaga penjual yang diperkirakan, maka akan lebih tinggi pula penjualannya.
Analisis regresi memungkinkan penggunaan model matematis untuk menentukan hubungan dengan cara yang sangat tepat. Ketika model tersebut dijalankan, baris regresi dapat diperpanjang ke seluruh point, sehingga jarak total dari tiap point ke baris adalah pada tingkat yang minimum. Baris ini sangat cocok dengan point tersebut. Manajemen kemudian dapat menggunakan abris regresi untuk meramalkan penjualan berdasarkan pada jumlah tenaga penjual tertentu. Sebagai contoh, jika perusahaan mempekerjakan lima puluh tenaga penjual, ia dapat mengansumsikan bahwa penjualan akan menjadi sekitar 5000 unit.
Contoh ini hanya melibatkan dua variabel yaitu tenaga penjual dan penjualan. Istilah variabel independen digunakan untuk menjelaskan jumlah tenaga penjual. Sebab, dalam model ini, jumlahnya tidak tergantung pada variabel yang lain. Sebaliknya, istilah variabel dependen digunakan untuk menjelaskan volume penjualan sebab ia tergantung pada jumlah tenaga penjual. Jenis regresi ini disebut regresi bivariate yaitu hanya dua variabel yang terlibat. Kadang-kadang juga digunakan istilah regresi sederhana.
Sebagian besar aktivitas bisnin, seperti penjualan, bersifat kompleks, sehingga sulit dilakukan prediksi berdasarkan satu variabel independen. Dalam kasus bahwa ada lebih dari satu variabel independen, maka digunakan regresi multivariate, yang juga disebut regresi multiple. Sebagai contoh, mungkin diperlukan untuk menghubungkan penjualan dengan (1) jumlah tenaga penjualan, (2) anggaran iklan, (3) jumlah toko pengecer, dan (4) jumlah pelanggan.
Program tertulis digunakan untuk menjalankan analisis regresi pada komputer, program ini biasanya merupakan bagian dari rangkaian yang menjalankan jenis analisis statistik yang berbeda. Beberapa diantara paker statistik yang lebih populer adalah BMD, SAS, dan SPSS. Beberapa paket tersebut digunakan untuk mikro.
Salah satu paket stat yang paling terkenal adalah SAS (Statistical Analysis System). Kita akan menggunakannya sebagai contoh dari peramalan dengan paket stat. Misalkan anda memiliki pabrik mentega/keju yang menjual es krim ke supermarket. Anda telah mengoperasikannya selama sepuluh tahun dan telah mengakumulasikan beberaoa statistik pada operasi anda. Statisktik yang ditampilkan pada tabel 1 menggambarkan penjualan anda (Y) dalam ribuan dolar, anggaran iklan (X2) juga dalam ribuan dolar, dan rasio (X3) dari harga anda dibandingkan dengan harga rata-rata dari pesaing anda. Untuk menghitung rasio ini, harga anda dibagi dengan harga rata-rata dari pesaing.
Baik data maupun instruksi SAS dapat dimasukkan melalui keyboard dari terminal atau mikro. Dimungkinkan pula untuk menggunakan data yang telah disimpan dalam database, dengan demikian anda hanya memasukkan instruksi SAS. Kita akan mengansumsikan bahwa data dalam tabel tersebut adalah bukan database anda, sehingga anda memasukkan :
Kata DATA memberitahukan SAS untuk membuat file. Kata INPUT digunakan untuk mendefinisikan format dari record input. Field pertama adalah SALES, berikutnya adalah ADVER, dan yang ketiga adalah PRICE. Kata CARDS menunjukkan bahwa record data adalah sebagai berikut.
Instruksi PROC (diucapkan prok) adalah request untuk SAS guna memproses dara anda. GLM singkatan dari general linear model (model linier umum), yaitu bagian SAS yang menjalankan regresi. Ekspresi MODEL pertama kali mengidentifikasi variabel dependen (SALES) dan kemudian mengidentifikasi variabel independen (ADVER dan PRICE). Dalam model ini, penjualan tergantung pada iklan dan harga.
MODEL EKONOMOTRIK
Jenis model peramalan yang paling kompleks adalah model ekonometrik, yang menggunakan sejumlah persamaan untuk memproses data ekonomi. Istilah model ekonomi makro juga digunakan, karena model tersebut mensimulasi seluruh aktivitas ekonomi nasional, bukannya hanya pada satu perusahaan (model mikro). Perusahaan juga akan menggunakan proyeksi nasional, seperti yang dihasilkan oleh model ekonometrik, untuk memproyeksikan aktivitasnya sendiri.
Setiap variabel independen dalam persamaan ini berasal dari sejumlah persamaan yang lain. Contoh, pengeluaran konsumsi perorangan dihitung dari persamaan yang berkaitan dengan pendapatan, income, pengeluaran, pajak yang dibayarkan, dan tabungan. Variabel dalam persamaan ini dihitung dari tingkat persamaan yang lebih rendah lagi, dan seterusnya. Oleh karena itu, model tersebut adalah sebuah jaringan hirarkis dari beberapa persamaan.
Perusahaan besar pun belum tentu bisa menciptakan model ekonometriknya sendiri dan mengumpulkan serta memelihara data ekonometriknya tersebut. Oleh karena itu, banyak econometric forecasting firm (perusahaan peramalan ekonometrik) yang beroperasi di seluruh dunia selama akhir tahun 1960-an dan tahun1970-an. Sebagian besar perusahaan Fortune 500 dan pemerintah federal berlangganan dengan pelayanan tersebut.
Namun demikian, popularitasnya hanya berumur pendek. Perusahaan peramalan tersebut gagal mengatasi resesi tahun 1973-1975 dan 1981-1982 bagi pelanggannya, dan banyak pelanggannya yang memutuskan untuk melakukan dengan cara lain. Akibatnya, sebagian besar perusahaan peramalan ekonometrik ambruk.
Sekarang, dilakukan cara pengelompokkan kembali. Para ahli ekonomi memodifikasi teori mereka agar dapat merefleksikan dengan lebih baik pengaruh yang muncul pada akhir tahun tujuh puluhan dan awal tahun delapan puluhan. Lebih dari itu, model mainframe diupayakan untuk diganti dengan versi mikrokomputer.
Model berdasarkan mikrokomputer menggiatkan lagi minat pada peramalan ekonometrik, karena ia berharga murah dan mempunyai kemampuan menampilkan paket grafik dan word prosesor untuk membuat laporan data peramalan yang bagus.
MENEMPATKAN PERAMALAN DALAM PERSPEKTIF
Manajer pada semua tingkat dan dalam semua bidang melakukan ramalan dengan suatu cara atau cara yang lainnya. Lebih tinggi tingkat manajemennya, maka akan lebih jauh atau panjang cakrawala perencanaannya. Oleh karena itu, peramalan jangka panjang adalah yang paling menjadi minat utama bagi tingkat manajemen puncak. Peramalan jangka pendek lebih dipentingkan bagi tingkat manajemen bawah dan peramalan ini dilakukan oleh semua fungsi perusahaan.
Peramalan jangka panjang harus mempertimbangkan pengaruh ekonomi nasional dan mungkin internasional. Karena adanya sifat yang khusus ini maka tanggung jawab peramalan jangka panjang dipusatkan dalam perusahaan. Pembuatan ramalan adalah tanggung jawab dari subsistem peramalan, dan dalam kerangka kita, ia dilakukan oleh fungsi keuangan. Ia dapat juga dilakukan oleh bagian perencanaan jangka panjang khusus.
SUBSISTEM MANAJEMEN DANA
Kita telah mengetahui bahwa fungsi keuangan menggambarkan arus uang dalam perusahaan. Subsistem manajemen dana adalah bagian dari sistem informasi keuangan yang mempunyai pengaruh yang sangat kuat pada arus tersebut.
Kita telah mendapatkan gambaran mengenai bagaimana manajer keuangan menggunakan model cash flow untuk mengelola arus uang. Kebalikan dari arus tidak seimbang, maka manajer memainkan game What-If untuk menemukan berbagai strategi. Dengan menunda pembayaran kepada pemasok, manajer dapat memperoleh arus yang seimbang.
Model cash flow adalah contoh yang tepat mengenai cara penggunaan komputer untuk mengelola arus uang, karena ia mencakup seluruh struktur yaitu dari penerimaan cash sampai pembayaran atau pengeluaran cash. Banyak keputusan subsider atau tambahan yang harus dibuat dalam struktur ini, dan subsistem manajemen dana dapat memberikan dukungannya.
MENEMPATKAN MANAJEMEN DANA DALAM PERSPEKTIF
Perusahaan tidak dipengaruhi secara penuh oleh lingkungannya. Berkaitan dengan sumber uang, perusahaan dapat mempengaruhi arus yang mengalir ke dan dari lingkungan. Program yang ada di dalam subsistem manajemen dana memungkinkan manajer keuangan untuk membuat keputusan yang dapat mempengaruhi arus tersebut sesuai yang dikehendaki. Kita telah melihat bagaimana expert system dapat digunakan untuk mengatur arus masuk dengan cara menerapkan kebijaksanaan kredit perusahaan. Pengaruh yang kuat atas arus keluar dapat ditahan oleh subsistem pengontrolan.
SUBSISTEM PENGONTROLAN
Manajer mempunyai tujuan operasional yang ingin dicapainya, seperti menghasilkan atau menjual sejumlah atau nilai item tertentu. Manajer diberi anggaran operasional yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Anggaran tersebut biasanya mencakup operasi untuk satu tahun fiskal atau tahun keuangan.
Setiap unit organisasional mempunyai anggarannya sendiri. Secara bersama-sama, anggaran ini merupakan anggaran perusahaan. Manajer dalam semua tingkatan dievaluasi bukan hanya mengenai sejauh mana mereka memenuhi tujuan operasionalnya, namun juga sejauh mana mereka menggunakan anggarannya tersebut.
PROSES ANGGARAN
Proses penyusunan anggaran terdiri atas sejumlah keputusan semi terstruktur. Selain sangat dibutuhkan dukungan data dalam bentuk record accounting historis, juga diperlukan berbagai pertimbangan.
Ada tiga pendekatan atau cara umum yang dapat dilakukan perusahaan dalam menyusun anggarannya yaitu top-down, bottom-up, dan partisipatif.
Pendekatan Top-Down. Bila dilakukan pendekatan top-down, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat di bawahnya. Rasionalisasi pelaksanaan pendekatan ini adalah bahwa eksekutif mempunyai pemahaman yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut. Namun demikian, anggaran seperti itu mungkin dipandang oleh manajer tingkat bawah sebagai tujuan yang tidak realistis. Di sini penyusunan anggaran dilakukan oleh orang yang tidak tahu situasi yang sebenarnya.
Pendekatan Bottom-Up. Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai dari tingkat organisasional paling bawah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahwa orang yang berada pada tingkat bawah adalah yang paling dekat ddan paling dapat menentukan kebutuhan sumbernya. Namun demikian, logika ini biasanya tidak dapat diterima oleh perusahaan, karena manajer tingkat bawah ini mungkin akan meminta anggaran dalam jumlah yang tidak realistis.
Pendekatan partisipasif. Karena adanya kelemahan dari pendekatan top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum dilakukan adalah proses penyusunan anggaran partisipasif. Yaitu, orang yang akan menerima dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini adalah pendekatan give and take, yakni bahwa manajer berbagai tingkat melakukan negoisasi untuk menyusun anggaran agar semuana mendapatkan kepuasan. Manajer tingkat menengah berperan pokok dalam proses ini, yaitu dengan memberikan pandangan jangka panjang kepada eksekutif dan memberikan pandangan mengenai kebutuhan jangka pendek bagi manajer tingkat bawah.
menunjukkan proses penyusunan anggaran partisipasif. Nomor dalam paragraf di bawah ini sesuai dengan nomor yang ada dalam gambar. Contoh ini berasumsi bahwa perusahaan menggunakan pemodelan matematis secara maksimal.
1. Point awalnya adalah ramalan penjualan yang dibuat oleh bagian pemasaran. Model peramalan berdasarkan pada proyeksinya mengenai input yang berasal dari manajer pemasaran tingkat bawah, yang dikombinasikan dengan pertimbangan yang berasal dari eksekutif perusahaan.
2. Manajemen puncak memeriksa ramalan dan membuat keputusan yang didasarkan pada evaluasi subyektif dan input yang lain.
3. Data ramalan yang disetujui kemudian dimasukkan ke dalam model perencanaan sumber, yang mengubah tujuan penjualan menjadi keperluan sumber untuk tiap bisang fungsional. Sebagai contoh, jika perusahaan ingin menjual 230.000 unit pada tahun depan, maka harus dipekerjakan delapan tenaga penjual baru, harus dibeli sebuah drill press baru, harus ditambahkan lagi dua tenaga accounting baru, dan harus diinstal sebuah disk drive tambahan.
4. Proyeksi dari model perencanaan sumber tersebut kemudian dievaluasi oleh manajer dari setiap bidang fungsional. Manajer ini menggunakan pengetahuan bisnis mereka untuk mengatur atau menyusun jumlah yang menurut mereka cocok. Setiap manajer bekerja sama dengan atasannya untuk menetapkan anggaran yang dapat diterima. Tanda panah dua arah yang menghubungkan langkah ini dan langkan berikutnya menggambarkan give and take memberi dan menerima) antara manajemen puncak dengan manajemen fungsional pada waktu penyusunan anggaran telah selesai.
5. Kombinasi anggaran fungsional yang telah disetujui mewakili anggaran organisasional. Bila anggaran telah ditetapkan, ia jarang sekali berubah selama tahun fiskal.
LAPORAN ANGGARAN
Anggaran operasi untuk sebuah unit, seperti departemen atau divisi, terdiri atas jumlah untuk tiap item pengeluaran pokok (gaji, telepon, sewa, pemasok, dan sebagainya). Item pengeluaran ini biasanya dialokasikan per bulan sepanjang tahun fiskal agar sesuai dengan tingkat fluktuasi aktivitas.
Setiap manajer yang mempunyai tanggung jawab anggaran ini menerima laporan bulanan, yang menunjukkan pengeluaran sebenarnya dari tiap unit dibandingkan dengan anggaran.
Laporan ini biasanya mempunyai dampak yang besar pada manajer. Dalam beberapa perusahaan, rencana kompensasi manajemen sebagian didasarkan pada penampilan anggaran. Mungkin perusahaan akan memberikan bonus jika penampilannya tidak melenceng dari anggaran. Tujuannya adalah untuk memenuhi jumlah keseluruhan yang dianggarkan selama setahun. Manajer bekerja untuk mencapai tujuan tersebut dengan cara melakukan monitoring terhadap laporan.dan merespon varian yang melenceng. Teknik drill-down dapat dijadikan cara yang efektif untuk mendapatkan varian secara lengkap.
RASIO PENAMPILAN
Selain untuk menyusun anggaran, subsistem pengontrolan juga menghasilkan sejumlah rasio penampilan, yang memungkinkan manajer pada semua tingkatan untuk membandingkan penampilan mereka dengan standart internal, dan juga dengan standart industri dari perusahaan tersebut, serta mungkin dengan bisnis secara keseluruhan. Rasio ini dihitung dengan menggunakan total rekapitulasi dari transaksi accounting.
Hanya ada beberapa rasio. Diantaranyam yang paling terkenal adalah current rasio, yang mengukur tingkat hutang jangka pendek dengan aset yang dapat diubah menjadi cash dengan mudah, yang dapat dicakup oleh unite perusahaan atau organisasional.
Rasio sebesar 1,0 atau lebih besar adalah yang diinginkan, karena ia berarti bahwa hutang dapat ditutup tanpa harus menjual beberapa aset.
Rasio populer yang lain adalah inventory turnover.
Umumnya, lebih tinggi rasionya akan lebih baik. Rasio adalah indikasi dari kemampuan manajer untuk menjaga pergerakan stok.
Rasio seperti diatas digunakan oleh manajer dan orang luar (seperti analis keuangan, calon investor, dan pemegang saham) untuk memonitor penampilan perusahaan. Rasio ini mewakili gambaran inti dari data accounting dan memberikan cara yang sederhana untuk memahami data tersebut.
CBIS tidak dapat memberikan bantuannya dalam menghasilkan rasio tersebut. Kebanyakan ini telah dilakukan sebelum adanya komputer yaitu secara laboratoris dikerjakan dengan menggunakan sistem manual, keydriven, dan punched card (kartu berlubang). Komputer hanya dapat sedikit membantu dalam penghitungan rasio.
Pemasaran dan manufaktur melakukan ramalan aktivitasnya dalam jangka pendek, namun seseorang harus melakukan wawasan jangka yang lebih panjang. Tanggung jawab tersebut biasanya dibebankan pada fungsi keuangan dan dijalankan oleh subsistem peramalan, baik dengan menggunakan teknik kuantitatif maupun non-kuantitatif. Teknik kuantitatif mempunyai tingkat kecanggihan dan menyertakan regresi dan ekonometrik. Perusahaan jarang menciptakan program peramalannya sendiri, namun ia menggunakan paket tertulis, seperti SAS.
Subsistem manajemen data tidak hanya membantu manajemen keuangan dalam menelusuri arus uang dalam perusahaan, namun juga mempengaruhi arus tersebut. Model cash flow dapat digunakan untuk mensimulasi pengaruh keputusan alternatif mengenai arus tersebut. Expert system dapat membantu analis kredit dalam memutuskan apakah akan memberi kredit kepada pelanggan atau tidak, dan jika ya, berapa banyak.
Kebijaksanaan kredit perusahaan mempengaruhi arus uang yang masuk. Arus keluar dipengaruhi oleh anggaran perusahaan. Manajer di seluruh perusahaan menggunakan anggaran sebagai mekanisme pengontrolan. Laporan anggaran bulanan selama tahun fiskal memberitahu manajer mengenai sejauh mana ia dijalankan, dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan. Manajer juga menggunakan rasio untuk membandingkan penampilan unitnya dengan standart yang ditetapkan oleh perusahaan, standart industri perusahaan, dan standart bisnis secara umum.
Daftar pustaka
http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_sistem_informasi_bisnis/bab3_sistem_informasi_keuangan.pdf
http://ati.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/6029/SI+Keuangan.ppt
http://simkeu.ugm.ac.id/downloads/Panduan_Pengguna_UMK-Online.pdf
http://nda-aping.blogspot.com/2010/04/sistem-informasi-keuangan.html
